Tutoriales de Office sin rodeos
Combina correspondencia en Word, separa texto en Excel, anima diapositivas en PowerPoint, gestiona reglas en Outlook. Pasos claros.
Microsoft Word
18 tutorialesCombinar correspondencia, índices, tablas, plantillas.
Combinar correspondencia permite generar muchas cartas o etiquetas personalizadas a partir de una plantilla y una lista de datos (Excel).
Para que la página 1 no muestre número (típico en portadas), usa la opción "Primera página diferente" en encabezado/pie de página.
Imprimir a doble cara ahorra papel. Word permite hacerlo automáticamente si tu impresora lo soporta, o manualmente.
Word genera el índice automáticamente si has aplicado estilos de Título 1, 2, 3 a los encabezados del documento.
Word permite cifrar documentos con contraseña desde "Información > Proteger documento > Cifrar con contraseña".
Word tiene función de comparar dos versiones de un documento y resaltar diferencias automáticamente.
Word permite poner imágenes detrás del texto desde el menú "Ajuste de texto" para usarlas como fondo o marca de agua.
Activa las marcas de formato (botón ¶) para ver dónde están los saltos de página, sitúa el cursor justo antes y pulsa Suprimir. Para limpiar muchos a la vez, usa Buscar y reemplazar con el código de salto manual.
Usa el botón de lista numerada de la pestaña Inicio. Si la numeración se descontrola (empieza otra vez en 1, salta números), haz clic derecho sobre el número y elige "Continuar numeración" o "Establecer valor de numeración".
Pestaña "Insertar" → "Encabezado" o "Pie de página" → elige un diseño o "Editar encabezado". Escribe tu texto, inserta número de página si quieres, y cierra el modo de edición. Para que no aparezca en la primera página, marca "Primera página diferente".
Pestaña "Revisar" → "Control de cambios" para activarlo: a partir de ahí Word marca todo lo que edites (añadidos, borrados, formato). Luego, con "Aceptar" o "Rechazar", el autor decide qué cambios incorporar.
Diseña el documento como quieres que sea siempre (estilos, márgenes, encabezado, logo, textos fijos) y guárdalo con Archivo → Guardar como → tipo "Plantilla de Word (.dotx)". A partir de ahí, "Nuevo" → "Personal" te dejará crear documentos basados en ella.
Ve a la pestaña "Diseño" (o "Diseño de página"), pulsa "Marca de agua" y elige una de las predefinidas (CONFIDENCIAL, BORRADOR…) o crea una personalizada con tu propio texto o una imagen. Se aplicará a todas las páginas del documento.
Para todo el documento: pestaña "Disposición" (o "Diseño de página") → "Orientación" → "Horizontal". Para una sola página, primero crea saltos de sección antes y después de ella y luego cambia la orientación solo en esa sección.
Coloca el cursor donde quieras el número de la nota, ve a la pestaña "Referencias" y pulsa "Insertar nota al pie" (aparece al final de la página) o "Insertar nota al final" (aparece al final del documento o de la sección). Word numera automáticamente.
Pestaña "Insertar" → "Cuadro de texto" → elige uno de los diseños o "Dibujar cuadro de texto" para crearlo a mano. Luego puedes moverlo libremente por la página, ponerle borde, relleno y decidir cómo lo rodea el texto.
El número de palabras aparece siempre abajo a la izquierda, en la barra de estado. Para ver el detalle (caracteres con y sin espacios, párrafos, líneas) ve a "Revisar" → "Contar palabras". Si seleccionas un trozo de texto, te cuenta solo esa selección.
Abre Word, ve a "Archivo" → "Información" → "Administrar documento" → "Recuperar documentos no guardados". También revisa "Archivo" → "Abrir" → "Recuperar documentos no guardados" y la carpeta de Autorrecuperación. Si Word se cerró de golpe, al reabrirlo suele mostrar un panel de recuperación a la izquierda.
Microsoft Excel
21 tutorialesFórmulas, tablas dinámicas, gráficos, formato condicional.
Excel tiene una función "Texto en columnas" que permite dividir una celda en varias usando un delimitador (coma, punto y coma, espacio).
Las tablas dinámicas resumen grandes cantidades de datos en cuestión de clicks: agrupar, contar, sumar, filtrar.
BUSCARV busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve un valor de otra columna en la misma fila.
El formato condicional cambia el color/estilo de las celdas automáticamente según el valor que contengan.
Un gráfico dinámico se crea sobre una tabla dinámica y se actualiza con ella. Permite analizar datos visualmente.
Congelar paneles fija la primera fila o columna para que no se mueva al hacer scroll en hojas grandes.
Excel permite bloquear celdas concretas y dejar otras editables, ideal para plantillas compartidas.
CONTAR.SI cuenta cuántas celdas cumplen un criterio. CONTAR.SI.CONJUNTO permite varios criterios.
Excel graba tus acciones como código VBA reproducible. Útil para automatizar tareas repetitivas.
SUMAR.SI suma solo las celdas que cumplen una condición: =SUMAR.SI(rango_a_evaluar; criterio; rango_a_sumar). Para varias condiciones a la vez, usa SUMAR.SI.CONJUNTO, que invierte el orden: =SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_a_sumar; rango1; criterio1; rango2; criterio2; ...).
Selecciona tus datos → pestaña "Datos" → botón "Quitar duplicados" → marca las columnas que deben coincidir para considerar una fila como repetida → Aceptar. Excel borra las repetidas y te dice cuántas ha quitado.
Selecciona las celdas donde quieres el desplegable → pestaña "Datos" → "Validación de datos" → en "Permitir" elige "Lista" → en "Origen" escribe las opciones separadas por punto y coma, o selecciona un rango con la lista. Aceptar y listo.
Pestaña "Disposición de página" → "Imprimir títulos" → en "Repetir filas en extremo superior" haz clic y selecciona la fila (o filas) de encabezado, por ejemplo $1:$1 → Aceptar. Ahora esa fila saldrá arriba en todas las páginas impresas.
Selecciona dos columnas: una con las categorías y otra con los valores → pestaña "Insertar" → grupo "Gráficos" → icono de gráfico circular → elige "Circular" o "Anillo". Después puedes añadir etiquetas con los porcentajes y cambiar colores.
Para una fecha que NO cambie, pulsa Ctrl+; (punto y coma) para la fecha y Ctrl+Mayús+; para la hora. Para una fecha que se actualice sola cada vez que abres el archivo, escribe =HOY() (solo fecha) o =AHORA() (fecha y hora).
BUSCARX busca un valor en una columna y te devuelve el dato correspondiente de otra. La fórmula básica es =BUSCARX(qué_buscar; dónde_buscarlo; qué_columna_devolver). Es la versión moderna y más sencilla de BUSCARV: no necesita números de columna y puede buscar también hacia la izquierda.
Para varias condiciones, en lugar de meter un SI dentro de otro (anidados) puedes usar SI.CONJUNTO: =SI.CONJUNTO(condición1; resultado1; condición2; resultado2; …; VERDADERO; resultado_por_defecto). Evalúa las condiciones por orden y devuelve el resultado de la primera que se cumpla. Está en Excel 365 y 2021.
Para redondear de verdad (cambiando el valor): =REDONDEAR(número; decimales). Para redondear siempre hacia arriba: =REDONDEAR.MAS; siempre hacia abajo: =REDONDEAR.MENOS. Para truncar (cortar decimales sin redondear): =TRUNCAR(número; decimales). Cambiar solo cómo se ve un número (con los botones de decimales) NO cambia el valor que usan los cálculos.
Usa =ESPACIOS(A2): elimina los espacios al principio y al final del texto y reduce los espacios dobles entre palabras a uno solo. Luego copia esos resultados y pégalos como valores sobre los originales. Para espacios "raros" que ESPACIOS no quita (los de las páginas web), combínala con =SUSTITUIR(...; CARACTER(160); " ").
Escribe a mano cómo quieres que quede el resultado en la primera celda (por ejemplo, solo el nombre extraído de "Nombre Apellido"), pulsa Ctrl+E (o Datos → "Relleno rápido") y Excel deduce el patrón y rellena el resto de la columna. Funciona para separar, juntar, extraer trozos, cambiar mayúsculas, dar formato a teléfonos, etc., sin fórmulas.
Si Excel trata como texto unos números (alineados a la izquierda, con un triangulito verde, que no suman), selecciónalos, pulsa el icono de aviso ⚠ que aparece al lado y elige "Convertir en número". Si no aparece, usa el truco de copiar una celda vacía y "Pegado especial → Sumar" sobre ellos, o aplica la función =VALOR(celda) o =--celda.
PowerPoint
14 tutorialesPlantillas, animaciones, presentaciones efectivas.
Las animaciones en PowerPoint deben ser sutiles y funcionales: ayudar a explicar, no distraer.
PowerPoint tiene 50+ transiciones (efectos al pasar de una diapositiva a otra). Las sutiles funcionan mejor en presentaciones profesionales.
El patrón de diapositivas (Slide Master) es la plantilla maestra. Modificarlo cambia todas las diapositivas a la vez.
Las imágenes pueden hacer que un archivo .pptx pese cientos de MB. PowerPoint comprime imágenes y ahorra 50-80% del peso.
En la vista normal, debajo de cada diapositiva tienes el panel "Notas": escribe ahí lo que vas a decir. Al presentar con dos pantallas, activa la "Vista del moderador": tú ves tus notas y el siguiente paso; el público solo ve la diapositiva.
Pestaña "Insertar" → "Vídeo" → "Este dispositivo" para incrustar un archivo de tu PC (recomendado: viaja dentro de la presentación) o "Vídeos en línea" para pegar un enlace (necesita internet al presentar). Luego ajusta tamaño, cuándo se reproduce y si va a pantalla completa.
Para PDF: Archivo → "Exportar" → "Crear documento PDF/XPS". Para vídeo: Archivo → "Exportar" → "Crear un vídeo", elige calidad y si incluye narraciones y tiempos, y "Crear vídeo" (genera un .mp4). El PDF es para repartir; el vídeo, para subir a redes o enviar sin que necesiten PowerPoint.
Pestaña "Diseño" → botón "Tamaño de diapositiva" → elige "Pantalla panorámica 16:9" (lo estándar hoy), "Estándar 4:3" (pantallas antiguas) o "Personalizar tamaño de diapositiva" para medidas concretas (por ejemplo un cartel A4). Si ya tienes contenido, PowerPoint te preguntará si "maximizar" o "ajustar para asegurar el ajuste".
Pestaña "Insertar" → "Audio" → "Audio en mi PC" para añadir un archivo MP3/M4A/WAV, o "Grabar audio" para grabar tu voz. Luego, con el icono del altavoz seleccionado, ve a "Reproducción" y elige cuándo empieza (al hacer clic o automáticamente), si suena en todas las diapositivas y si se repite en bucle.
Pestaña "Presentación con diapositivas" (o "Grabar") → "Grabar presentación". Se abre una vista a pantalla completa donde avanzas las diapositivas mientras hablas; PowerPoint guarda tu voz, los tiempos y, si quieres, tu cámara y los trazos del puntero. Al terminar puedes reproducirla sola o exportarla a vídeo.
Selecciona los objetos (clic + Mayús en cada uno o arrastrando un recuadro), ve a "Formato de forma" → "Alinear" y elige: alinear a la izquierda/centro/derecha o arriba/medio/abajo, y "Distribuir horizontalmente/verticalmente" para dejarlos a la misma distancia entre sí. Marca "Alinear con la diapositiva" para centrarlos respecto a la diapositiva entera.
Pestaña "Insertar" → "Vídeo" → "Vídeos en línea", pega la URL del vídeo de YouTube y pulsa "Insertar". El vídeo queda enlazado (no se descarga dentro del archivo), así que necesitarás conexión a internet al presentarlo. También puedes incrustarlo con el código <iframe> de "Compartir → Insertar" de YouTube.
Pestaña "Inicio" → flecha de "Nueva diapositiva" → "Reutilizar diapositivas". Se abre un panel a la derecha: busca el otro archivo .pptx, y haz clic en cada diapositiva que quieras añadir. Si marcas "Usar formato de origen", llegan con su diseño original; si lo dejas desmarcado, adoptan el de tu presentación actual.
El Zoom de resumen crea una diapositiva tipo "índice visual": pones miniaturas de las secciones de tu presentación y, al hacer clic en una durante la exposición, "haces zoom" hacia ella; al terminarla, vuelves al índice. Está en "Insertar" → "Zoom" → "Zoom de resumen" (Microsoft 365 / PowerPoint 2019 y posteriores).
Outlook
13 tutorialesReglas, plantillas, calendario, firma.
Las reglas de Outlook automatizan: mover emails a carpetas, marcarlos, reenviarlos según remitente o asunto.
Outlook permite firma automática en cada email con datos: nombre, cargo, contacto, logo. Crucial en uso profesional.
Outlook envía respuesta automática durante vacaciones u ausencia. Configurable con fechas y mensajes distintos para internos/externos.
Crear carpetas y subcarpetas estructura tu correo: clientes, proyectos, departamentos. Reduce caos visual.
Usa la barra de búsqueda de arriba: escribe palabras del asunto o del cuerpo y pulsa Enter. Para afinar, usa operadores como de:nombre, asunto:palabra, tieneadjuntos:sí, recibido:esta semana, o haz clic en "Herramientas de búsqueda" para filtrar por carpeta, fecha, remitente y más.
En el Calendario, haz clic en "Nueva reunión", pon el asunto, añade a los asistentes en "Para", fija fecha y hora, escribe el lugar o añade un enlace de videollamada, y pulsa "Enviar". A los invitados les llegará una invitación que pueden aceptar, rechazar o aceptar provisionalmente.
Selecciona un correo → clic derecho → "Categorizar" → elige o crea una categoría de color (Cliente, Urgente, Personal...). Puedes asignar varias categorías a un mismo correo, filtrar por categoría y combinarlo con reglas para que se asignen solas.
En Outlook de escritorio: "Archivo" → "Opciones" → "Correo" → "Firmas". Crea una firma nueva, escribe tu nombre y cargo, inserta el logo con el icono de imagen, selecciona un texto y usa el icono de hipervínculo para enlazar tu web o LinkedIn, y asígnala a "Mensajes nuevos" y "Respuestas". En Outlook web: engranaje → "Correo" → "Redactar y responder".
Escribe el correo, y antes de enviarlo, en la pestaña "Opciones" pulsa "Retrasar entrega" (Outlook clásico) → marca "No entregar antes de" y elige fecha y hora. En Outlook nuevo y en la web: junto al botón "Enviar" hay una flechita → "Enviar más tarde" / "Programar envío". El correo se queda en Bandeja de salida hasta esa fecha.
Una carpeta de búsqueda es una carpeta "virtual" que muestra automáticamente todos los correos que cumplen un criterio (de un remitente, sin leer, con archivos adjuntos…), estén donde estén. En Outlook de escritorio: clic derecho sobre "Carpetas de búsqueda" → "Nueva carpeta de búsqueda" → elige una plantilla o crea una personalizada.
Ve a la sección "Personas"/"Contactos", pulsa "Nuevo grupo de contactos", ponle un nombre, usa "Agregar integrantes" para añadir personas (de tus contactos, de la libreta de la organización o por correo) y guarda. Luego, al redactar un correo, escribes el nombre del grupo en "Para" y se envía a todos sus integrantes.
Selecciona el correo no deseado, ve a "Inicio" → "Correo no deseado" → "Bloquear remitente" (lo manda a Correo no deseado y los futuros también). Para spam que no es de un remitente concreto, usa "Marcar como correo no deseado" o "Notificar phishing". Revisa de vez en cuando la carpeta "Correo no deseado" por si cae algo legítimo.
Instala la app "Microsoft Outlook" desde la tienda de apps, ábrela, pulsa "Agregar cuenta", escribe tu dirección de correo y la contraseña; Outlook detecta solo el tipo de cuenta (Microsoft 365, Outlook.com, Gmail, Yahoo, IMAP…). Para correos de empresa o de proveedor propio, puede que necesites los datos del servidor IMAP/SMTP (te los da tu proveedor o el departamento de informática).
Trucos generales
15 tutorialesPDF, atajos teclado, productividad oficina.
Puedes proteger un PDF con contraseña usando Acrobat, Word, herramientas online o herramientas integradas en Mac.
Combinar PDFs se puede hacer con herramientas online (iLovePDF, SmallPDF) o con Vista previa (Mac) gratis.
Comprimir PDFs reduce el tamaño 50-80% sin perder calidad visible. Crucial para email (límite 25MB).
Windows: Win+Mayús+S. Mac: Cmd+Mayús+4. Ambos permiten seleccionar área y guardar imagen automáticamente.
Para cambios sencillos (añadir texto, firmar, rellenar formularios): cualquier lector de PDF moderno o herramienta web gratuita. Para editar texto ya existente: convierte el PDF a Word, edítalo y vuelve a exportarlo a PDF. Para reordenar, borrar o juntar páginas: herramientas web de "organizar PDF" o el propio visor.
Para documentos: usa "Guardar como" o "Exportar" desde el propio programa (Word a PDF, Excel a CSV, etc.). Para imágenes, audio o vídeo: un editor o reproductor suele permitir "Exportar como" otro formato; si no, hay conversores web. Regla de oro: convertir bien una vez y guardar el resultado, no convertir ida y vuelta varias veces (pierde calidad).
Memoriza primero los universales (funcionan en casi todo): Ctrl+C copiar, Ctrl+V pegar, Ctrl+X cortar, Ctrl+Z deshacer, Ctrl+Y rehacer, Ctrl+S guardar, Ctrl+A seleccionar todo, Ctrl+F buscar, Ctrl+P imprimir. Y dos que cambian la vida: Ctrl+Mayús+V (pegar sin formato) y Alt+Tab (cambiar de ventana).
Define una estructura sencilla por áreas (Trabajo, Personal, Proyectos, Archivo), nombra los archivos con un patrón claro que incluya la fecha al revés (2024-05-12_factura_cliente.pdf), guarda lo importante en la nube o haz copias, y dedica cinco minutos al final de la semana a poner cada cosa en su sitio. La constancia importa más que el sistema perfecto.
Para una firma "visual" sencilla (un contrato interno, un albarán): inserta tu firma como imagen o usa la herramienta "Rellenar y firmar" de un lector de PDF. Para algo con valor legal pleno (trámites con la Administración, contratos importantes): usa tu certificado digital o DNI electrónico, o una plataforma de firma electrónica reconocida.
Para extraer páginas sueltas sin instalar nada: abre el PDF en el navegador o en el visor de tu sistema, pulsa "Imprimir", elige como impresora "Guardar como PDF" / "Microsoft Print to PDF" y en el rango de páginas pon solo las que quieras (ej: 1-5). Para divisiones más serias, usa una herramienta de PDF (Acrobat, o webs y programas gratuitos tipo "split PDF").
La forma más rápida y gratuita: abre Word, "Archivo" → "Abrir" → selecciona el PDF; Word lo convierte a un documento editable. Funciona muy bien con PDF de texto; con PDF escaneados (imágenes) el resultado es peor y necesitarás OCR. También puedes usar Acrobat ("Exportar PDF a Word") o webs de conversión (no para documentos confidenciales).
Para una firma "visual" (tu rúbrica dibujada o una imagen de tu firma): abre el PDF en Adobe Acrobat Reader (gratis) → herramienta "Rellenar y firmar" → "Firmar tú mismo" → crea tu firma (dibujándola, escribiéndola o subiendo una imagen) y colócala donde corresponda. En Mac, la app Vista Previa también permite firmar con el trackpad o la cámara. Para firma legalmente cualificada hace falta un certificado digital.
En el navegador (lo más fácil): Firefox tiene "Tomar captura de pantalla → Guardar página completa"; en Chrome/Edge, abre las herramientas de desarrollador (F12), pulsa Ctrl+Mayús+P y escribe "Capture full size screenshot". Para apps que no son el navegador, necesitas una herramienta de captura con "scroll capture" (PicPick, ShareX en Windows; algunas apps en Mac). Las capturas normales del sistema solo cogen lo que se ve en pantalla.
En Windows 10/11: abre la foto .heic con la app "Fotos", pulsa los tres puntos → "Guardar como" → elige formato JPG (puede que necesites instalar gratis las "Extensiones de imagen HEIF" desde la Microsoft Store). En Mac: ábrela en "Vista Previa" → "Archivo" → "Exportar" → formato JPEG. En el iPhone, puedes hacer que la cámara capture directamente en JPG: Ajustes → Cámara → Formatos → "Más compatible".
Lo más habitual: usa la opción "Comprimir PDF" / "Reducir tamaño de archivo" de Adobe Acrobat, o webs/programas gratuitos de compresión de PDF. Sin instalar nada, un truco que ayuda en Windows es "imprimir" el PDF a "Microsoft Print to PDF"; y en Mac, exportarlo desde Vista Previa con el filtro "Reducir tamaño del archivo". El principal "peso" suele estar en las imágenes.