crear y enviar invitaciones de reunión en Outlook
En el Calendario, haz clic en "Nueva reunión", pon el asunto, añade a los asistentes en "Para", fija fecha y hora, escribe el lugar o añade un enlace de videollamada, y pulsa "Enviar". A los invitados les llegará una invitación que pueden aceptar, rechazar o aceptar provisionalmente.
Una invitación de reunión bien hecha ahorra una cadena interminable de correos de "¿a qué hora te va bien?". Outlook permite ver la disponibilidad de los demás, proponer horarios y enviar la cita con un clic.
Pasos
- Abre el CalendarioEn Outlook, ve a la vista "Calendario" (icono de calendario en la barra lateral) y pulsa "Nueva reunión" (o "Nuevo evento" → añadir asistentes).
- Rellena lo básicoAsunto claro ("Reunión seguimiento proyecto X"), añade a los asistentes en el campo "Para", elige fecha, hora de inicio y fin. Si es online, añade un enlace de videollamada (Teams suele integrarse con un botón).
- Comprueba la disponibilidadUsa el "Asistente para programación" (botón en la cinta): verás las agendas de los asistentes en paralelo y los huecos libres comunes. Mueve la reunión a un hueco donde estén todos disponibles.
- Añade detalles y adjuntosEn el cuerpo escribe el orden del día, enlaces o documentos relevantes. Puedes marcar la reunión como "Periódica" si se repite (semanal, mensual...).
- Envía y gestiona respuestasPulsa "Enviar". Los asistentes recibirán la invitación con botones Aceptar / Provisional / Rechazar. Tú verás sus respuestas en la propia cita. Si cambias algo, vuelve a abrir la cita, edítala y "Enviar actualización".
Tip clave
Si necesitas que asistan sí o sí algunas personas y otras son opcionales, usa los campos "Asistentes obligatorios" y "Asistentes opcionales" (botón "Para" → te deja clasificarlos). Y pon siempre una hora de fin realista: las reuniones sin hora de cierre se eternizan.
Preguntas frecuentes
¿Diferencia entre "Cita" y "Reunión"?
Una "cita" es para ti solo (bloqueas tu agenda). Una "reunión" tiene asistentes a los que se les envía invitación. Puedes convertir una cita en reunión añadiéndole invitados.
¿Cómo sé quién ha aceptado?
Abre la cita en tu calendario: en la cabecera verás un resumen ("X aceptados, Y provisionales, Z sin responder") y el detalle por persona en la pestaña de seguimiento.
¿Puedo cancelar una reunión ya enviada?
Sí: abre la cita → "Cancelar reunión" → escribe un motivo si quieres → "Enviar cancelación". Se borrará del calendario de todos los asistentes.